No siempre lo urgente es lo importante

Entendemos por urgente aquello que no puede esperar. Tiene que ver con la reactividad: reaccionamos ante esa tarea marcada.

Importante: aquello que es necesario que hagamos pero no es necesaria la inmediatez, por eso da lugar a una conducta proactiva. Podemos anticipar y prevenir.

En función de la tabla, vemos que el cuadrante 1 (C1) es el urgente e importante: en él se encuentran las situaciones en forma de crisis o problemas. Si tendemos a actuar sobre este cuadrante llegará a ser una constante fuente de conflicto; viviremos en tensión y no será posible programar o prevenir. Constantemente apagando fuegos.

En el cuadrante 3 (C3) se engloban las situaciones urgentes y no importantes. Generalmente están las situaciones que cumplen las expectativas de otros pero no las nuestras. Las personas que se concentran en este cuadrante viven las situaciones como si fueran importantes, cuando no lo son. Se concentran además en planes a corto plazo.

El cuadrante 4 (C4) se centra en tareas no urgentes, no importantes. (p. e. lectura de mails innecesarios, alargar llamadas telefónicas…). Las personas que viven en este cuadrante no son dueñas de su tiempo, por lo tanto de su vida, llegando a ser irresponsables.

El cuadrante más importante, que dará mejores resultados, por eso lo dejo para el final, es el cuadrante 2 (C2), donde se encuentran las tareas importantes pero no urgentes. Las personas situadas en él son efectivas, dueñas de su tiempo, responsables y con sensación de control sobre su vida; son proactivas y planifican con anticipación. Están orientadas a las soluciones más que a los problemas.

¿Cómo podemos centrarnos en el C2? Lo mejor es la previsión semanal. Apuntar en la agenda todo aquello que tenemos previsto en la semana. Eso nos dará perspectiva, prioridad y nos permitirá anticipar soluciones.  Y con la agenda semanal, cada mañana se pueden consultar aquellas prioridades para ese mismo día. (Si hiciéramos una planificación exclusivamente diaria nos llevaría al cuadrante 1 ya que, con tan poco tiempo, no tendríamos margen de maniobra).

Por supuesto que determinadas situaciones harán que algunas tareas programadas no se puedan llevar a cabo. La flexibilidad sobre los contratiempos y la comprensión de que somos humanos, facilitará las cosas.

Y tú, ¿en qué cuadrante te sitúas?

Rosa Alameda